GEBRUIKSOVEREENKOMST

AANDACHTSPUNTEN

  • Sleutel bij zaalverantwoordelijke halen en terugbezorgen in sleutelbox (zie afspraak 1)
  • Contract volledig invullen en ondertekend terugbezorgen aan zaalverantwoordelijke (zie afspraak 1)
  • Geen geluidsoverlast/geluidshinder voor de buren (zie afspraak 7)
  • Muziekvergunning in orde?? (zie afspraak 10)
  • Einde bijeenkomst of feest om 03u00.
  • Zaal ’s anderendaags voor 06u00 opgekuist achter laten (zie afspraak 5)
  • Vuilnis zelf meedoen (zie afspraak 6)
  • Drank (bieren, fruitsappen en frisdranken) af te nemen van OC Patria (zie afspraak 13)

1ste afspraak: Om geen misverstanden te hebben, vragen wij u de reservatie van het ontmoetingscentrum
"Patria" enkel te boeken via onze website of via de zaalverantwoordelijke ad interim Caroline Van De Walle (reservatie@ocpatria.be of op gsm nr 0484/535538)(geen sms). Wij maken van de boeking een contract in 2 exemplaren op dat beide partijen ondertekenen. Wil ook onderstaande afspraken voor akkoord ondertekenen. Wij geven U voor een termijn van 14 dagen een optie op de gevraagde za(a)l(en). De boeking is pas definitief nadat de volledige som (gebruiksvergoeding + waarborg) op rekeningnummer BE54 7390 2212 5697 van de OC Patria VZW is toegekomen. (Uiterlijk 2 maand voor de boekingsdatum)
De sleutel moet bij de zaalverantwoordelijke worden afgehaald. Beukendreef 6, 8310 Assebroek of word bezorgd volgens afspraak. Na afloop dient de sleutel in de sleutelbox gedeponeerd te worden
U kan over de zaal/sleutel beschikken vanaf ’s morgens 9u. (zie ook contract)

2de afspraak: Voor een vlotte afhandeling van uw reservatie vragen wij dat één persoon, op wiens naam het contract wordt opgemaakt, zich verantwoordelijk zou stellen namens de familie of groep die de zaal wenst te gebruiken. Zo weten wij altijd tot wie wij ons moeten richten. Aan die persoon vragen wij te willen waken over het naleven van deze afspraken.

3de afspraak: Naast de gebruiksvergoeding (zie bijlage) (energiekosten inbegrepen) vragen wij een waarborg , die, als alles volgens deze overeenkomst is verlopen, binnen de 20 werkdagen zal worden teruggestort, na aftrek uiteraard van eventueel nog openstaande rekeningen, zoals vb. afrekening drank, enz…
Wij hopen uiteraard dat het niet nodig is, maar mocht de waarborg niet volstaan om de schade te dekken, verbindt de gebruiker er zich toe het saldo van het schadebedrag volgens schadebestek, uiterlijk binnen de 10 werkdagen te storten op rekeningnummer BE54 7390 2212 5697 van de OC Patria VZW. Afhankelijk van de gehuurde zaal is het gebruik van het servies, de glazen. het gasfornuis, het koffiezetapparaat en de muziekinstallatie (mogelijkheid om micro te gebruiken) inbegrepen. Wil afspreken met de zaalverantwoordelijke.

4de afspraak : Bij het voortijdig opzeggen van de boeking, opgelet, enkel schriftelijk of per mail, tot 1 maand voor de eigenlijke boekingsdatum, zal er steeds 20% van de verschuldigde gebruiksvergoeding aan administratiekosten worden aangerekend. Indien de opzeg gebeurt na die datum en tot ten hoogste 2 weken voorafgaand aan de eigenlijke boekingsdatum zal de helft van de gebruiksvergoeding worden aangerekend. Bij opzegging na die datum is de volledige gebruiksvergoeding verschuldigd.
Enkel opzeggingen die door ons per mail werden bevestigd, zijn rechtsgeldig.

5de afspraak: U houdt ongetwijfeld ook van een nette zaal. Daarom durven wij U vragen bij het verlaten van het ontmoetingscentrum de zaal te willen opruimen en volledig schoon te maken. Indien nadien, bij nazicht door de zaalverantwoordelijke blijkt dat de schoonmaak niet degelijk is gebeurd, zal er, naast een boete van € 50,- (u bezorgd ons organisatorische moeilijkheden - er moeten hals over kop mensen opgetrommeld worden om te kuisen), een vergoeding van € 15/manuur en van € 15,-/uur voor gebruik kuismachine, worden aangerekend.
Verder vragen wij U de gebruikte tafels en stoelen terug te willen plaatsen, de stoelen gestapeld per vier en de plooitafels dienen in de grote zaal per 9 onder het podium gestapeld te worden, met het blad naar onder. (zie zaalschema in bijlage)
Wil geen duimspijkers, nagels of plakkers aan de muur bevestigen.

Opgelet: Wil om beschadiging te voorkomen nooit vaste tafels op elkaar stapelen of tegen de radiatoren
schuiven. Vermijd het verslepen van tafels zonder opheffen.

6de afspraak: Wil zelf vuilniszakken, vaatdoeken en vaathanddoeken meebrengen. Om de kosten voor u te drukken vragen wij u alle vuilnis te willen meenemen met inbegrip van eigen leeggoed (wijnen, aperitieven, enz..).
(Voor vuilnis die achtergelaten wordt, wordt € 10,- per zak en € 1,- per fles leeggoed aangerekend.)

7de afspraak: Onze zaal bevindt zich in een rustige buurt. Om de goede verstandhouding met de buren niet te verstoren, vragen wij u om aandacht te willen hebben voor de rust van de buurt. Daarom bij lawaai de ramen & deuren dicht laten, a.u.b., zeker vanaf 22u00. Om die reden is het einduur voor feesten en bijeenkomsten in onze zaal bepaald op 03.00 uur. Wil dit respecteren.
Wij rekenen op uw verantwoordelijkheidszin om ook, bij het verlaten van de zaal, de hinder voor de buurt tot een minimum te beperken.
(Bij lawaaioverlast door de politie vastgesteld, kan de borgsom geheel of gedeeltelijk worden ingehouden, onverminderd eventuele andere sancties die door de verbaliserende overheid kunnen worden opgelegd.)

8ste afspraak: OC Patria VZW, kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor gebeurlijke ongevallen tijdens het gebruik van het ontmoetingscentrum.
Logischerwijze is de eventuele schade die u zou aanrichten aan onze infrastructuur en/of infrastructuur van derden tijdens het gebruik van het ontmoetingscentrum Patria voor uw rekening .

9de afspraak: Het spreekt voor zich dat wij het niet kunnen hebben dat onze zaal zou misbruikt worden voor doeleinden die ethisch, moreel of ideologisch niet overeenstemmen met onze waarden en doelstellingen. Daarom vroegen wij u naar het doel van uw boeking. Wij vertrouwen erop dat u met ons “open kaart” speelt. Toch houden wij een stok achter de deur, voor eventuele gebruikers met minder goeie bedoelingen.
Wij behouden ons het recht voor de boeking te weigeren, indien het doel van de reservatie of de doelstellingen van de vereniging of groep die het ontmoetingscentrum wenst te gebruiken niet verenigbaar zijn met de normen en waarden waar wij voor staan, ook al werd reeds een gebruiksovereenkomst ondertekend en dit zonder dat de gebruiker aanspraak kan maken op enige vorm van schadevergoeding.
(Bij niet naleving van het in het gebruikscontract omschreven doel van de boeking, behoudt de OC Patria VZW, zich het recht voor om, zonder voorafgaande verwittiging, de borgsom, geheel of gedeeltelijk, als voorschot op een eventuele schadevergoeding in te houden. )

10de afspraak: Het gebruik van een eigen muziekinstallatie of discobar is enkel toegelaten na voorleggen van een vergunning van het stadsbestuur. (formulier in bijlage – aanvragen minimum 1 maand vooraf) Deze verplichting kan hetzij door een vertegenwoordiger van OC Patria hetzij door de politie worden gecontroleerd. Bij overtreding zal de installatie onmiddellijk worden stilgelegd. Een PV kan worden opgemaakt door de politie.
De overheid legt ons beperkingen op met betrekking tot dansfeesten. Indien vragen daarover, wendt u tot de zaalverantwoordelijke.

11ste afspraak: Als wij, door omstandigheden buiten onze wil, de geboekte zaal niet ter beschikking kunnen stellen op de contractueel bepaalde datum, zullen wij U, op eenvoudig verzoek, de reeds geïnde gelden terugstorten, vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van € 50,00.
Door het aanvaarden van deze clausule ziet U af van elke verdere schadeclaim tegenover de OC Patria
VZW.

12de afspraak: Wij hebben onze buitendeuren voorzien van veiligheidssloten met certificaat. Wij vragen dan ook goed voor onze sleutel te zorgen en die stipt volgens afspraak terug te bezorgen. Het zou maar al te jammer zijn dat wij hierdoor onze investering zouden moeten herbeginnen.
(U zal willen begrijpen dat het niet terugbezorgen van de sleutel (verlies, opzet, enz..) zal aanleiding geven tot het vervangen, op kosten van de gebruiker, van alle sloten waarop de niet teruggebrachte sleutel(s) betrekking heeft (hebben) en dit om begrijpelijke veiligheidsredenen.)

13de afspraak: ALLE bieren, frisdranken, fruitsappen en waters dienen gekocht te worden aan OC Patria VZW. Inbreuk op deze afspraak kan aanleiding geven tot het geheel of gedeeltelijk inhouden van de waarborg, naargelang de belangrijkheid van de inbreuk. (De Raad van Bestuur van OC Patria bepaalt het bedrag.) Dit kan eveneens aanleiding geven tot het verbreken, zonder enige vorm van schadevergoeding, van nog lopende contracten of de weigering van nieuwe contracten in de toekomst.
Wil uw bestelling tijdig opgeven aan de zaalverantwoordelijke (bestelbon in bijlage), uiterlijk 14 dagen vooraf, zodat alles tijdig besteld kan worden.
De helft van het bedrag van de bestelling dient betaald op het ogenblik van de bestelling. De afrekening gebeurt achteraf.
Het gebruik van dranken met een alcoholgehalte van meer dan 22 % (de zogenaamde sterke dranken) is niet toegelaten.
Door deze overeenkomst voor akkoord te ondertekenen, aanvaardt de gebruiker dat een vertegenwoordiger van OC Patria VZW de toepassing van deze afspraak kan komen controleren. Uitzonderingen op deze regel kunnen enkel in zeer specifieke gevallen mits schriftelijke toestemming van de zaalverantwoordelijke. Indien er geen of onvoldoende drank van OC Patria VZW afgenomen wordt, wordt een schenkrecht van € 3,- per persoon aangerekend, met een maximum van € 120,-. (Er wordt uitgegaan van een gemiddelde van 2 consumpties per persoon per verhuring)